INITIATION À UN TABLEUR (avec Excel)

QU'EST-CE QU'UN TABLEUR ?

Répondre à cette question sans tableur sous les yeux est plutôt délicat ; aussi ouvrons Excel : on tombe sur un drôle de truc avec plein de cases, des lettres des chiffres, des icônes,… ouh lala ça fait peur tout ça !

MS Excel

Comme vous le voyez un tableur, c'est un tableau avec plein de cases. Pour désigner ces cases (qu'on appelle en fait cellules), c'est comme à la bataille navale : B5 désigne la cellule située à l'intersection de la colonne B et de la rangée 5. Excel vous permet de gérer 256 colonnes (de A à IV) et 65536 rangées soit un total de 16.777.216 cellules… par feuille. Car vous pouvez mettre plusieurs feuilles dans un fichier Excel. Pour voir sur quelle feuille vous vous situez, regardez en bas, au dessus de la barre d'état. Chacune de ces petites cellules et petites feuilles peut contenir des informations, des données. Cliquez sur une cellule ou déplacez-vous avec les touches de direction du clavier ; tapez n'importe quoi, faites Entrée. Bravo ! Vous avez écrit quelque chose dans une cellule.

Mais qu'est-ce qu'elle est moche cette cellule ! Aller, on va la décorer : par défaut, les cellules n'ont pas de bordure, ont un fond blanc, la police est en Arial taille 10, bref le truc de fonctionnaire… ;-) Cliquez avec le bouton droit sur la cellule ou faites Format > Format de cellule. Six onglets s'offrent à vous :

Format de cellule

Bon avec ça vous avez déjà de quoi faire de jolis tableaux. Mais un tableur, c'est pas fait pour ça. Bah à quoi ça sert alors ? Bah ça sert à faire des calculs. Un exemple pour comprendre : sélectionnez la cellule A1, tapez =B1*2, faites Entrée, sélectionnez la cellule B1, tapez 15, faites Entrée. Si vous avez bien suivi ces instructions, la cellule A1 doit logiquement afficher 30.

A : 30 ; B1 : 15

Vous avez compris le principe ; chaque cellule peut contenir une formule qui fait référence à d'autres cellules, ce qui permet de construire de nombreuses choses. Ces cellules peuvent être sur d'autres feuilles voire dans d'autres fichiers. Cumulées aux fonctions graphiques offertes par Excel, les formules peuvent devenir vraiment intéressantes. Le reste de cet article y sera donc consacré.

FORMULES DE BASE

Pour commencer, sachez que toutes les formules commencent par le signe =. Cela les différencie des données et du texte que vous utiliserez sans doute pour rendre votre fichier plus clair. Vous ne pouvez pas mettre des données et une formule en même temps sur une même cellule. Les formules peuvent porter sur des cellules qui comportent elle-même des formules. Ainsi, vous voulez afficher la somme des cellules D1 et G6 en A1 et ce même résultat + 50 en B1, il vous suffit de faire =D1+G6 en A1 et =A1+50 en B1.

Par contre vous ne pouvez pas faire =B1*2 en A1 et =A1*2 en B2 car le programme devrait alors faire une boucle infinie et finirait par faire planter la bécane (rassurez-vous, Excel le détecte tout de suite et le refuse). Comment ça, c'est compliqué ? Mais non, vous manquez juste d'habitude.

Les formules de bases sont les formules d'addition, de soustraction, de multiplication et de division. On peut y mettre indifféremment des références ou des nombres. Quelques exemples pour comprendre :

=B1 +2 Ajoute 2 au contenu de B1 et l'affiche dans la cellule.
=B1+C3 Ajoute les contenus des cellules B1 et C3 et l'affiche dans la cellule.
=B1+C3+J5+2 Ajoute les contenus des cellules B1,C3 et J5, y ajoute 2 et l'affiche dans la cellule.
=B1*2 Multiplie B1 par 2.
=B1*C3 Multiplie B1 par C3.
=B1/C3/2 Divise B1 par C3 et divise le tout par 2 (ou alors divise B1 par la moitié de C3, ce qui revient mathématiquement au même).
=2*pi*B1 Calcule la circonférence d'un cercle en fonction de son rayon.
=((C1-B1)/B1)*100 Calcule le pourcentage de variation entre B1 et C1.
=(C1/B1)*100)-100 Idem. Quelques connaissances en maths ne sont jamais de trop sous Excel...

Ces formules peuvent aussi porter sur des groupes de cellules : ainsi, (D1:G6) désigne toutes les cellules comprises dans le "tableau" délimité par les cellules D1 et G6. Pour obtenir la somme de toutes les cellules de cette zone, on utilise l'instruction "SOMME" :

A1: =SOMME(D1:G6)/2

Une cellule vide vaut 0 ; donc ici A1 affichera 0.

De la même façon, vous avez des instructions comme COS (renvoie le cosinus), SIN (renvoie le sinus), ECART_TYPE (renvoie l'écart type), AMORLIN (calcule un amortissement linéaire), etc, etc… qui demande différents arguments. Je ne pense pas qu'il soit possible de connaître toutes les instructions d'Excel tant il y en a aussi vous devrez fouiller l'aide pour pondre un tableau qui vous renvoie automatiquement l'écart-type, la moyenne d'une zone ou un truc du genre. Les possibilités sont d'autant plus nombreuses que les instructions peuvent porter sur d'autres instructions. Exemple : =COS(SOMME(A1:A5)).

Pour obtenir une liste exhaustive de toutes les instructions, sélectionnez une cellule et faites insertion > Fonction ; les instructions sont classées par catégorie et leur syntaxe est expliquée. ATTENTION : les arguments doivent être séparés par des points-virgules.

Coller une fonction

La dernière instruction que je vous présente vous ouvre une porte vers la programmation : c'est l'instruction SI. Un exemple pour comprendre (oui, encore) : saisissez :

Logiquement, A1 affiche "plus petit ou égal à 15" ; tapez 16 au lieu de 14 ; A1 affiche "plus grand que 15"

A1: =SI(A2<=15;"plus petit ou égal à
						15";"plus grand que 15") A2:14

Vous avez compris ? SI permet de tester une condition, d'exécuter une formule si c'est vrai ou si c'est faux. Sa syntaxe est la suivante : SI(condition;instruction si la condition est vraie;instruction si la condition est fausse).

L'argument condition est obligatoire mais vous pouvez vous contenter d'une seule instruction :

Autre exemple : =SI(A5=A4*2;"A5=A4*2";"A5 ne vaut pas 2 fois A4") teste si A5 vaut 2 fois A4 ; si c'est le cas, il affiche "A5=A4*2" sinon il affiche "A5 ne vaut pas 2 fois A4".

Bon jusque là c'était de la rigolade : là où ça se gâte (enfin, pour vous), c'est quand vous voulez mettre deux conditions, comme dans "Si A1 = 1 et si A2 = 2 alors…". La solution consiste à imbriquer une instruction logique (ET, OU) chargée de vérifier la condition dans le SI.

Démonstration : saisissez en B4 : =SI(ET(A1 = 1;A2 = 2);"A1 = 1 et A2 = 2";"A1 et A2 ont des valeurs quelconques"), en A1 : 1 et en A2 : 2.

MS Excel
Il est également possible d'utiliser une case supplémentaire pour stocker la condition

Voilà, ces quelques instructions devraient suffire pour que vous compreniez la logique d'un tableur. Ici, nous avons pris pour exemple Excel mais les instructions sont similaires sur les autres tableurs (Works, OpenOffice.org, KOffice, …).

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